Consejos para gestionar incidencias en entornos BIM

Las incidencias en entornos BIM son muy comunes, pero no por ello es una circunstancia necesariamente negativa. Obedece a la traducción directa que se hace del inglés y que, en muchos casos, confunde a los usuarios. En este artículo vamos a hablar de cómo abordar la gestión de estas incidencias de manera correcta y también proporcionaremos algunos consejos para llevarlo a la práctica.

En los programas que hacen uso de lametodología BIM es posible introducir comentarios que faciliten el trabajo. Para ello, hay plataformas especializadas en la gestión de issues. Muchas de ellas trabajan con formatos abiertos. Las incidencias pueden emplearse para varios fines diferentes, como vamos a mostrar a continuación.

En BIM el trabajo colaborativo es fundamental, y eso es algo que queda patente en todos los proyectos. Para hacerlo más fácil, se crearon lo que se conoce como issues. Su traducción literal al castellano es asuntos, pero, por lo general, están asociados a problemas o incidencias. De ahí el nombre en castellano del uso de este sistema de comunicación. Sin embargo, no son más que anotaciones digitales que comportan múltiples usos.

Los diferentes técnicos que se encargan de la gestión de un proyecto pueden crear un nuevo issue por muchas razones. Lo más usual es que se recurra a ellos para solicitar información sobre algún dato concreto, o simplemente para comunicar algo al resto de compañeros. En otras ocasiones, sí se puede hacer uso de una de estas incidencias para dejar constancia de un problema o de un fallo que debe solventarse. De esta forma, el resto del equipo puede adoptar las medidas pertinentes.

Los issues pueden resultar muy útiles para mejorar la colaboración del equipo y para mantener a todos sus integrantes actualizados sobre todos los procesos. Sin embargo, resulta indispensable que se manejen de forma correcta. Vamos a mostrar algunos tips para lograr que así sea.

Uno de los aspectos más relevantes al crear una nueva incidencia tiene que ver con la información que se incluye en ella. El título tiene una gran importancia, ya que captará la atención del resto de interesados. Sin embargo, esto es solo el principio. Después, se debe definir de manera precisa la situación por la que se abre la incidencia. Debe explicarse su naturaleza y proveer del mayor nivel de detalle posible. Todo esto facilitará que el resto de compañeros puedan encontrarla utilizando el buscador.

Igualmente, es una buena práctica rellenar todos los campos de la nueva incidencia. Entre ellos hay algunos que son prioritarios a fin de identificar su importancia, dado que aportan información como, por ejemplo, para cuándo debe estar resuelto el asunto o cuál essu nivel de prioridad. Otros campos aportarán información en el futuro, porque permitirán filtrar los diferentes issues de un modo más preciso y proporcionarán orden al sistema de gestión de incidencias.

Otro aspecto que no debe pasarse por alto tiene que ver con la asignación de las incidencias. En ocasiones, es preferible que todos los compañeros puedan visualizarlas. Por cuestiones técnicas u organizativas, también habrá asuntos que deban asignarse directamente a un usuario. Esto también puede tramitarse durante su creación.

La principal ventaja de asignar la incidencia directamente es que la otra persona recibirá de forma instantánea una notificación. De este modo, no será necesario esperar a que acceda a la plataforma. Esta sincronización entre los diferentes usuarios garantiza una respuesta más eficiente ante cualquier eventualidad.

Por último, para mantener el orden y la eficiencia es determinante actualizar las incidencias a su estado real. Cada vez que una de ellas se resuelve, o si se han aplicado cambios, esta información debe constar. Esto impedirá que otros miembros del equipo dupliquen sus esfuerzos en un trabajo que ya se ha llevado a cabo. Además, evitará que se acumulen los asuntos pendientes y promoverá el orden entre todas las incidencias.

Todos los cambios que se anotan en una incidencia pueden ser vistos por el resto de compañeros habilitados. Y esto no significa que las modificaciones sean definitivas. De hecho, un asunto cerrado puede reabrirse si se comprueba que es pertinente. Esto evita que se deba crear una incidencia nueva desde cero.

Como vemos, la gestión de las incidencias en los entornos BIM no es un aspecto menor a fin de mantener la integridad y calidad de cualquier proyecto. Identificar las acciones que deben realizarse o solucionar posibles fallos resulta más sencillo cuando se colabora con el resto de técnicos. Gracias a las herramientas de gestión de incidencias, es posible obtener un significativo ahorro de tiempo y de recursos. Al hacer un uso adecuado de las incidencias, se consigue una mejor relación entre la metodología BIM y la construcción en la que se está implementando.