Der Weg zu einem transparenten und effizienten Kostenmanagement im Planungsbüro

Auftraggeber fordern zunehmend mehr Transparenz in der Kalkulation, um Neubauten und Sanierungen wirtschaftlich umzusetzen. Planungsbüros benötigen hierfür ein effizientes Kostenmanagement, das sich über alle Leistungsphasen von der Projektentwicklung über die Planungs- und Ausführungsphase bis zur Inbetriebnahme erstreckt. Building Information Modeling (BIM) kann Architekten und Bauingenieure dabei unterstützen.

Das Kostenmanagement umfasst die Kostenvorgabe, die Kostenermittlung und die Kostenverfolgung. Auf Grundlage des Budgets, das der Auftraggeber vorgibt, definiert der Architekt einen Kostenrahmen. Dieser basiert auf Werten aus der Datenbank des BKI für Baukosten oder auf anderen Kostenkennwerten wie Flächen, Volumen oder Raumprogrammen. Er liefert dem Bauherren eine Entscheidungsgrundlage zur Wirtschaftlichkeit und Finanzierbarkeit des Projektes.

Anschließend erfolgt die Kostenschätzung nach DIN 276. Sie beinhaltet die Ergebnisse der Vorplanung, die Mengenangaben nach DIN 277 sowie die Angaben zum Baugrundstück und zur Erschließung. Diese Kalkulation ist eine wichtige Etappe auf dem Weg von der Vorplanung zur Entwurfsplanung.

Anhand der Entwurfsplanung und Massenermittlungen geht die Kostenberechnung ins Detail. Hierfür stehen dem Planer zwei Methoden zur Verfügung: Entweder präzisiert er die Kosten, indem er die Bauelemente nach DIN 276, zweite Ebene, aufschlüsselt, oder er kalkuliert sie nach dem Bauelementekatalog und berücksichtigt dabei die spezifischen Qualitätsstandards und Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten.

Der Kostenanschlag geht einerseits auf die Genehmigungsplanung zurück und trägt zur Entscheidung über die Ausführungsplanung bei. Andererseits basiert er auf der Ausführungsplanung und bereitet die Vergabe vor. Er muss ständig fortgeschrieben werden und enthält auch die Leistungen anderer Fachplaner. Die Auflistung erfolgt zum einen nach DIN 276, dritte Ebene, zum anderen nach Vergabeeinheiten. So können Sollkosten und Angebote gegenübergestellt werden. Die Kostenfeststellung erfolgt nach Abschluss eines Bauabschnittes oder des gesamten Projektes im Rahmen der Abrechnung.

Um Kostensicherheit zu ermöglichen, ist die Kostenverfolgung notwendig. Sie setzt sich aus Kontrolle, Steuerung und Prognose zusammen. Bei der Kostenkontrolle vergleicht das Planungsbüro Soll- und Ist-Werte der aktuellen mit einer vorhergehenden Kostenermittlung oder den Budgetwerten. Stellt der Architekt Abweichungen fest, kann er mit gezielten Maßnahmen eingreifen und damit die Kosten steuern. Prognosen helfen vor allem bei zukünftigen Bauprojekten, denn die Werte aus vergleichbaren Projekten können wiederum als Grundlage für den neuen Kostenrahmen dienen.

Bauvorhaben entstehen heute in einer zunehmend komplexen Umgebung. Neue technische, infrastrukturelle und ökologische Herausforderungen führen dazu, dass sich Akteure und Prozesse spezialisieren. Gleichzeitig arbeiten verschiedene Beteiligte wie Planer, Fertigungsunternehmen, Investoren und Bauherren an einem Projekt zusammen. Die Arbeitsweise des Building Information Modeling unterstützt in allen Bereichen des Kostenmanagements, denn es sorgt für Transparenz in der Planung und Kommunikation.

Grundlage bildet die durchgängig digitale Bearbeitung eines 3D-Modells, des sogenannten BIM-Koordinationsmodells. Der BIM-Koordinator, eine zentrale Figur im Prozess, führt die Fachmodelle der verschiedenen Teildisziplinen in diesem 3D-Modell zusammen. Sie enthalten die einzelnen Bauelemente mit ihren Eigenschaften, Quantitäten und Kosten. Daraus werden automatisch Mengenlisten gebildet, welche in die Leistungsverzeichnisse einfließen. Die Kostenplanung erfolgt also durch konkrete Massen. Selbst wenn sich das Projekt noch in der Entwurfsphase befindet, erlaubt ein weniger detailliertes Fachmodell, eine Relation zwischen Rohbaukosten und veranschlagtem Budget herzustellen.

Des Weiteren ermöglicht die BIM-Methode Simulationen am Bauwerk, womit die Planer Kollisionen verschiedener Bauteile prüfen oder Räume präziser konzipieren können. Notwendige Änderungen erfolgen in einer frühen Phase und damit kostengünstiger als beispielsweise während der Bauphase.

Der BIM-Koordinator überwacht zudem die zuvor festgelegten Kostenpläne. Er führt Soll-/Ist-Vergleiche durch und kann gegebenenfalls entgegensteuern. Die Entwicklung der Kosten über den gesamten Prozess von der Konzeption über die Ausführung bis zur Inbetriebnahme bleibt so für alle Projektbeteiligten, auch Nichtfachleute, nachvollziehbar. Sie können die Auswirkungen von Änderungen direkt am Modell erkennen.

Das Kostenmanagement ist ein umfassender Prozess. Er funktioniert nur effizient, wenn alle drei Bereiche der Kostenvorgabe, -ermittlung und -verfolgung zusammenspielen. BIM unterstützt Planungsbüros in dieser Hinsicht über den gesamten Lebenszyklus eines Bauwerks, und insbesondere in den frühen Phasen. Die Informationen aller Fachdisziplinen fließen in einem Modell zusammen, Kosten, Qualitäten und Quantitäten bleiben transparent für alle Projektbeteiligten.