Effizient arbeiten: Wie Sie in kleinen Unternehmen Großes leisten

Kleine und mittelständische Architekturbüros sind Sympathieträger. Sie gelten als flexibel, unbürokratisch, kreativ und schnell. Flache Hierarchien, kurze Dienstwege, jeder kennt jeden. Doch auch in Unternehmen mit familiärer Arbeitsatmosphäre gibt es viele Herausforderungen zu bewältigen, da alle Aufgaben auf wenige Köpfe verteilt werden müssen. Umso wichtiger ist effizientes Arbeiten. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen hilfreiche Tipps vor, die Ihre Produktivität steigern.

Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche sollten für Sie als Mitarbeiter eindeutig definiert sein, denn Unklarheiten in der Arbeitsverteilung führen zu Ineffizienz. Viel Zeit wird darauf verwendet herauszufinden, wer für welche Aufgabe zuständig ist, anstatt sie zu erledigen. Ein Verantwortungsdiagramm, das für jeden Ihrer Kollegen einsehbar ist, hilft Zuständigkeiten bis ins kleinste Detail festzuhalten.

Auch das Priorisieren von Tätigkeiten ist essentiell für mehr Effizienz: Ordnen Sie den Aufgaben Ihrer To-Do-Liste folgende Punkte zu: wichtig, unwichtig und dringend. Priorität haben die Aufgaben, die Relevanz und Dringlichkeit vereinen. Genauso wichtig wie die To-Do-Liste ist es, eine Not-to-Do-Liste anzulegen. Egal, ob die Organisation der Weihnachtsfeier oder der ehrenamtliche Küchendienst ansteht: Streichen Sie alle Aufgaben, die Zeit und Nerven kosten, aber nicht unmittelbar mit Ihrem fachlichen Tätigkeitsbereich zu tun haben.

Wissenschaftliche Studien belegen, dass ein Mitarbeiter in den Morgenstunden zwischen 9 und 12 Uhr am produktivsten arbeitet. Oft nutzen Angestellte diese Phase für das Lesen und Beantworten von E-Mails, dabei könnten sie ihre Energie besser für das Lösen komplexer Aufgaben verwenden. Bearbeiten Sie Ihren Posteingang nach Absprache Ihres Vorgesetzten, nach der Mittagspause. Stellen Sie die Benachrichtigungen aus und checken Sie stattdessen Ihre E-Mails drei bis vier Mal am Tag zu festen Zeiten. So können Sie sich konzentriert einer Aufgabe widmen, ohne ständig unterbrochen zu werden. Darüber hinaus gilt: Je komplexer eine Situation, umso mehr Informationskanäle müssen genutzt werden. E-Mails eignen sich für einfache Sachverhalte, bei erklärungsbedürftigen Anliegen greifen Sie zum Hörer, das spart Zeit.

Das Telefon klingelt, der Kollege unterbricht durch ständige Zwischenfragen und der Geräuschpegel macht konzentriertes Arbeiten schwer? Diese Störfaktoren lassen sich minimieren. Ähnlich wie im Umgang mit dem vollen Posteingang können Sie zum Beispiel feste Telefonzeiten einführen, in denen Sie erreichbar sind und für die restliche Zeit den Anrufbeantworter einschalten. Klären Sie außerdem, ob es möglich ist, bestimmte Aufgaben in leeren Meeting-Räumen oder im Homeoffice zu erledigen, damit Sie durch Bürolärm und Nachfragen der Kollegen nicht gestört werden.

Die Regel lautet: eins nach dem anderen. Widmen Sie einer einzigen Tätigkeit Ihre volle Aufmerksamkeit. Dadurch verkürzt sich nicht nur ihre Bearbeitungszeit, Sie erledigen eine Aufgabe fehlerfrei und gut, da Sie konzentrierter arbeiten. Neben Ihrer Produktivität steigt so auch Ihre Zufriedenheit und durch das gedankliche Ablegen schaffen Sie Klarheit im Kopf.

Ein aufgeräumter Schreibtisch klingt nach einer Selbstverständlichkeit, doch ein Blick in die Büros zeigt oft ein anderes Bild. Berge an Papier, Fachbücher und Notizen stapeln sich am Arbeitsplatz und sorgen für Chaos – auch im Kopf. Ein gut organisierter Schreibtisch dagegen verringert Suchzeiten und Reizüberflutung, das fördert die Effizienz. Dabei hat sich vor allem das Abschluss-Prinzip bewährt: Nach Fertigstellung eines Projekts sorgen Sie für Ordnung, indem Sie alle Unterlagen wegräumen, die Sie nicht mehr benötigen. So haken Sie eine Aufgabe auch optisch ab.

Effizientes Arbeiten ist vor allem eine Frage der Haltung und verlangt ein hohes Maß an Selbstverantwortlichkeit. Das gilt besonders für ein Arbeitsumfeld in kleinen und wachsenden Architekturbüros, da viele Aufgaben auf wenige Mitarbeiter verteilt werden und die Arbeitsatmosphäre informeller ist. Konsequent angewendet, können Ihnen die oben aufgeführten Tipps dabei helfen, Ihren Arbeitsalltag stressfreier und erfolgreicher zu gestalten.