Bürokonzepte der Zukunft: Wo arbeiten wir am produktivsten?

Bürokonzepte gibt es viele. In seiner Masterarbeit untersucht Malte Westphal, welche uns besonders produktiv und zufrieden machen – und inwiefern das auf das neue ALLPLAN-Headquarter zutrifft. 

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und des Eintritts neuer Generationen mit teils eigenen Bedürfnissen in den Arbeitsmarkt ändert sich auch die Bürowelt, wie wir sie kennen. Moderne Büroformen unterscheiden sich dabei enorm von traditionellen. Doch welches Büro ist das richtige für die Arbeitskräfte von heute (und morgen)? In seiner Masterarbeit in Real Estate Management + Construction Project Management an der Bergischen Universität Wuppertal untersucht Malte Westphal, inwiefern sich Bürokonzepte auf die Zufriedenheit und Produktivität der Nutzenden auswirken. Aus den Ergebnissen leitet er Handlungsempfehlungen zur weiteren Optimierung der Arbeitssituation ab – und analysiert diesbezüglich beispielhaft das neue Bürokonzept des ALLPLAN Headquarters in München.

Zentral für die Untersuchung von Malte Westphal ist ein Zusammenhang zwischen Zufriedenheit und Produktivität am Arbeitsplatz. Dieser ist verschiedenen Studien zufolge gegeben. Das heißt, je zufriedener Mitarbeiter:innen sind, desto produktiver arbeiten sie. Sofern sich Bürokonzepte auf die Zufriedenheit der Belegschaft auswirken, geht es also um nichts Geringeres als deren Produktivität. Die Büroumgebung würde somit laut Malte Westphal zum „erfolgskritischen Faktor eines jeden Unternehmens“.

Wie produktiv und zufrieden Arbeitnehmer:innen in den verschiedenen Bürokonzepten sind, ermittelte Malte Westphal über eine Umfrage mit 110 (gültigen) Teilnehmenden. Die Gesamtproduktivität setzte sich dabei zu gleichen Teilen aus den Faktoren Produktivität, konzentriertes Arbeiten, Kollaboration und Kreativität zusammen. Die Gesamtzufriedenheit wurde wiederum jeweils zur Hälfte aus der generellen Arbeitszufriedenheit und der Zufriedenheit bei hoher Auslastung (der Büroplätze) berechnet.

Im Großen und Ganzen zeigt die Umfrage klare Unterschiede zwischen den Konzepten auf. So kommen Modern-Space-Konzepte und Kombibüros sowohl auf die höchsten Produktivitäts- als auch Zufriedenheitswerte, während das klassische Großraumbüro in beiden Bereichen deutlich am schlechtesten abschneidet. Gleichzeitig empfinden die verschiedenen Generationen die Konzepte durchaus unterschiedlich. Während jüngere Arbeitnehmer:innen (jünger 1980) in kollaborativen Konzepten wie Modern Space und Kombibüro am zufriedensten und produktivsten sind, hat bei der ältesten Generation (Jahrgänge vor 1964) das Gruppenbüro die Nase vorn.

Letztendlich, fasst Malte Westphal zusammen, gibt es „keine perfekte Büroform, die für alle Unternehmen und Mitarbeiter geeignet ist“. Für die Entwicklung einer solchen müssten vielmehr „die Bedürfnisse und Anforderungen jedes Einzelnen berücksichtigt werden“. Der Erfolg von Bürokonzepten hänge letztlich von Faktoren wie Raumelementen, Raumnutzung, Change-Management und IT-Infrastruktur ab. Mit Hinblick auf diese sowie auf die Erkenntnisse aus der Umfrage und früheren Studien nimmt sich Malte Westphal das Konzept des neuen ALLPLAN Hauptquartiers im Nemetschek Haus in München vor.

Der Standort an sich ist nicht neu, wird aber seit September 2022 im Rahmen des sogenannten Agile Office Project umgebaut. Hintergrund für den Umbau ist die Integration der 40 Mitarbeitenden aus dem 2021 aufgelösten Standort in München Giesing. Zu den bereits vorhandenen 160 Arbeitskräften vor Ort kommen diese noch hinzu, während die vorhandene Fläche von rund 2.000 Quadratmetern jedoch gleichbleibt. Damit das funktioniert, ist ein Flex-Desk-Konzept mit einer Desk-Sharing-Ratio kleiner eins vorgesehen.

Bei dem Konzept für den ALLPLAN-Hauptsitz handelt es sich klar um einen Modern Space. Es gibt, aufgeteilt auf drei Zonen (public, semi-public und privat), sowohl Einzelarbeitsplätze wie Workstations, Huddles und Focus Pods als auch Gruppenarbeitsplätze wie Konferenzräume, Lounges oder Café-Bereiche. Das Ganze wird unterstützt durch hochmoderne Büroausstattung, IT-Infrastruktur (inklusive Buchungssystem für die einzelnen Arbeitsplätze von ALLPLAN-Partner Crem Solutions) und TGA auf dem neuesten Stand. Insgesamt handelt es sich laut Malte Westphal bereits klar um ein erfolgsversprechendes Konzept. Dennoch sieht er auch Optimierungspotential:

Bei den Raumelementen wäre etwa eine akustische Abschirmung der Focus Pods, mehr persönliche Kontrolle über Temperatur, Lüftung etc. sowie die Verwendung konzentrations- und kollaborationssteigernder Wandfarben wünschenswert. Für die Raumnutzung schlägt Malte Westphal eine automatisierte Rotation von Arbeitsbereichen hinsichtlich der Nutzer:innen vor, so dass beispielsweise Abteilungen, die eher auf bestimmte Arbeitsplätze angewiesen sind, bei hoher Auslastung nicht zum Ausweichen auf weniger geeignete gezwungen sind. IT-seitig müsste hierfür dementsprechend ein Frühbuchungsrecht basierend auf individuellen Anforderungen in der Raumbuchungsanwendung für bestimmte Abteilungen/Personen etabliert werden. Insgesamt wäre zudem eine Erweiterung, Nutzung und Auswertung von Gebäude- und Nutzerdaten sinnvoll, um weitere Optimierungspotentiale zu erschließen.